Le differenze tra PDF e PDF/A

A volte Ci chiedono: "mi mandi il pdf in formato PDF/A".

Che significa? Quali sono le differenze fra i due formati?

Molti pensano che siano la stessa cosa, ma la differenza è fondamentale se hai bisogno che un documento rimanga leggibile tra dieci, venti o cinquant'anni. (ma poi, il PDF "normale" fra cinquant'anni non si leggerà più?!?!?!)

Il PDF è progettato per la visualizzazione universale oggi; il PDF/A è progettato per l'archiviazione a lungo termine.

Ho preparato una tabella semplice, con le differenze tra i due documenti, qui sotto.

 

Perché il PDF/A è "speciale"?

Il PDF standard è un formato "pigro": per risparmiare spazio, spesso non include tutto ciò che serve per visualizzarlo. Ad esempio, se usi un font particolare e io non ce l'ho sul PC, il mio lettore PDF proverà a sostituirlo, cambiando l'aspetto del documento.

Il PDF/A (dove "A" sta per Archive) segue regole ferree stabilite dallo standard ISO:

• Auto-contenimento: Tutto ciò che serve per visualizzare il documento (font, profili colore, immagini) è dentro il file. Non deve cercare nulla sul web o nel sistema operativo.
• Indipendenza dal dispositivo: Il documento apparirà identico a prescindere dal software o dall'hardware usato, oggi come nel 2050.
• No ai contenuti dinamici: Niente script (JavaScript) o moduli interattivi complessi che potrebbero diventare obsoleti o rappresentare un rischio di sicurezza.

Quale scegliere?
Usare il PDF standard per documenti quotidiani, presentazioni con video, contratti veloci da firmare o file che devono occupare pochissimo spazio.

Usare il PDF/A per atti legali, fatture elettroniche, documenti della Pubblica Amministrazione, tesi di laurea o qualsiasi file che deve avere valore legale e leggibilità garantita nel tempo.

Se stai salvando un documento da Word o LibreOffice, troverai l'opzione "PDF/A" nelle impostazioni di esportazione, quindi è molto facile produrre un pdf nel formato PDF/A.